TOELICHTING OP HET REGLEMENT DOOR DE FOTOBOND
FOTO’S VAN PERSONEN
Onder de nieuwe wet worden afbeeldingen van personen ook als persoonsgegevens geïnterpreteerd. Dat betekent dat als een persoon herkenbaar op een foto staat, deze persoon toestemming zou moeten geven voor publicatie van de foto. Hoewel daar uitzonderingen op mogelijk zijn (denk aan journalistieke producties) wordt niettemin aangeraden om foto’s met herkenbare derden die geen toestemming hebben gegeven voor publicatie, te plaatsen op een besloten deel van de website.
Aangeraden wordt om op de clubwebsite een gedeelte in te stellen dat alleen met een wachtwoord bereikbaar is.
Op het openbare deel van de website kunnen uiteraard wel foto’s worden geplaatst waarop personen voorkomen die (impliciet of expliciet) toestemming voor publicatie hebben gegeven.
Belangrijke kleinigheid: Voor het vermelden van de naam van de maker onder de foto is de toestemming nodig van die maker.
De regels over het maken van een foto zijn niet gewijzigd onder de nieuwe wet. Pas bij publicatie (op website, in boek en dergelijke) spelen regels over copyright, portretrecht en dergelijk een rol. In dit verband wordt aanbevolen het boekte Straatfotografie – over gedrag en wat er mag, te verkrijgen bij Dupho.
PRIVACY REGLEMENT FOTOGROEP BREDA
Algemeen
Het bestuur van de Fotogroep Breda hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door Fotogroep Breda worden verzameld en Verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.
Fotogroep Breda is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen.
Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen Fotogroep Breda
Website
Fotogroep Breda is aangesloten bij de Fotobond.
De Fotogroep Breda deelt uit hoofde van een statutaire plicht Persoonsgegevens met de Fotobond afdeling Brabant West en de Fotobond via de Fotobond-website. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing.
De website van Fotogroep Breda is www.fotogroepbreda.nl. Het bestuur van Fotogroep Breda is verantwoordelijk voor de website. De webmaster van Fotogroep Breda is verantwoordelijk voor het functioneren van de website.
Leden van Fotogroep Breda die foto’s ( laten) plaatsen op de website van Fotogroep Breda zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de foto’s inclusief de eventueel benodigde goedkeuringen.
Doel van het privacyreglement
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacy beleid, dat is vastgesteld door het bestuur van Fotogroep Breda en beschrijft hoe Fotogroep Breda omgaat met de privacy van Betrokkenen.
Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van Fotogroep Breda.
Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door Fotogroep Breda, de doeleinden van de gegevensverwerking door Fotogroep Breda, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.
Als u deze website bezoekt of Lid bent van Fotogroep Breda, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert Fotogroep Breda uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid zoals deze door Fotogroep Breda zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.
Begrippen
In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.
- De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
- Het privacyreglement: dit reglement;
- Verantwoordelijke: Fotogroep Breda;
- Beheerder: de secretaris van de Fotogroep Breda;
- Webmaster: de webmaster van Fotogroep Breda, die de website beheert. – Verwerker: De vereniging, die Persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de Fotobond afdeling Brabant West en de Fotobond bedoeld, die gebruik maken van de Persoonsgegevens, die door Fotogroep Breda zijn gedeeld via de Fotobond-ledenadministratie; – Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
- Gebruiker: De functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; hiermee worden de clubsecretaris van Fotogroep Breda, de afdelingssecretaris van afdeling Brabant West, de ledenadministratie van de Fotobond en de Fotobond-secretaris bedoeld;
- Derden: personen en instanties buiten Fotogroep Breda;
- Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
- Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
- Leden: Hiermee worden de leden van Fotogroep Breda bedoeld;
- Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.
- Fotobond-ledenadministratie. De toepassing op de Fotobond-website en afdelingswebsites, waarmee de Persoonsgegevens van de Leden worden Verwerkt.
Doeleinden
Fotogroep Breda verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn:
- Activiteiten die, gelet op de doelstelling van Fotogroep Breda, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en wedstrijden;
- Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen Fotogroep Breda. – Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van Fotogroep Breda.
- Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
- Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van
Fotogroep Breda en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door Fotogroep Breda, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
- Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.
- Het beschikbaar stellen aan de Leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals commissies enz.
Rechtmatige grondslag
Fotogroep Breda verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG) – Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
- Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;
- Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden;
- Voor de goede vervulling van de taak, die Fotogroep Breda vervult;
- Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking.
Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.
Wijze van verwerking
De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.
Persoonsgegevens van Leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.
Persoonsgegevens
Fotogroep Breda Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
- Leden van Fotogroep Breda;
- Personen die Fotogroep Breda om informatie of documentatie hebben verzocht; – Personen met wie Fotogroep Breda een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.
Leden worden geregistreerd via de Fotobond-website door het lid en/of de ledenadministratie, hierna te noemen Gebruiker. Hiervoor geldt het Fotobond privacyreglement.
In sommige gevallen vindt de Verwerking plaats via het secretariaat van Fotogroep Breda.
De Gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de Fotobond:
- Gebruikersnaam
- Wachtwoord
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
Aan de gegevens worden vervolgens een lidnummer / bondsnummer, de datum van registratie, de club en afdeling toegevoegd.
- Ingang lidmaatschap
- Einde lidmaatschap
- Lidnummer
- Club
- Afdeling
- Geboortejaar
- Geslacht
- Adres
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer
- Website
- Pasfoto of avatar
- Wedstrijdfoto’s / filmpjes
- Winnende foto’s / filmpjes
Door de Gebruiker kunnen aan deze gegevens nog worden toegevoegd:
- Bondsonderscheidingen
- Bijzonderheden over het lidmaatschap / rol binnen de organisatie
- Jurylid
- Ranking punten
- Prestatieonderscheidingen
- Contributie plichtig
- Actief
Het Lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op de Fotobondwebsite. Op de Fotobondwebsite kan hij – voor zover de website daarop is ingesteld – in zijn profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en afdeling. Zie hiervoor het Fotobond privacyreglement.
De Persoonsgegevens van het Lid worden binnen 6 maanden uit de Fotobond-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van Fotogroep Breda is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van Fotogroep Breda zijn beëindigd of de transactie met Fotogroep Breda is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.
Bij aanwezigheid van een wachtlijst voor potentiele leden maken de wachtlijst, evenals het vragenformulier en instemming privacy reglement onderdeel uit van de ledenadministratie en volgt de regels van deze administratie.
Oud-bestuursleden en oud-leden verplichten zich hun kennis over privacygevoelige informatie c.f.m. het privacy reglement te behandelen.
Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
Fotogroep Breda verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden met uitzondering van de afdeling Brabant West en de Fotobond. Periodiek worden lidnummer, naam, club, en afdeling door de Fotobond gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.
Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Leden mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.
De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.
Persoonsgegevens van Betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de Fotobond, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.
Beveiliging
De Fotobond draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de Fotobond-ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.
Fotogroep Breda draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Fotogroep Breda en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.
Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.
Rechten van betrokkenen
De Betrokkene heeft de volgende rechten:
- Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Fotogroep Breda te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
- Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
- Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Fotogroep Breda om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen Persoonsgegevens na inloggen op de Fotobond-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
- Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Fotogroep Breda te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
- Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
- Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. Fotogroep Breda zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.
Website van Fotogroep Breda
Het bestuur van Fotogroep Breda is verantwoordelijk voor de inhoud van de website. De website beheerder is verantwoordelijk voor het functioneren van de website en het opnemen van informatie verstrekt door het bestuur. Voor de ledengalerij zijn de respectievelijke leden verantwoordelijk voor hun eigen foto’s.
De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die Fotogroep Breda heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. Fotogroep Breda maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de Leden van Fotogroep Breda en de ledenlijst zijn alleen bereikbaar na inloggen.
Het wachtwoord voor het deel van de website dat uitsluitend toegankelijk is voor leden wordt eens per jaar gewijzigd als er leden zijn weggegaan.
Cookies
De websites van de Fotobond en de afdelingen gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de Fotobond.
Ook op de website van Fotogroep Breda worden cookies gebruikt.
De overige cookies kunnen met een ad locker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het Privacyreglement van Fotogroep Breda is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten.
De social media cookies zijn:
- Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.
- Google plaatst een googleapis cookie.
- YouTube plaatst diverse cookies. De website van Fotogroep Breda bevat video’s, die via YouTube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacy beleid van YouTube vind je op de YouTube website.
Private logging
Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het ip-adres niet vast te leggen.
Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard.
Links naar websites van derden
Op de website van Fotogroep Breda zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. Fotogroep Breda is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.
Social Media
Fotogroep Breda heeft een Facebook account. Facebook wordt uitsluitend gebruikt om activiteiten van Fotogroep Breda te publiceren. Voor het publiceren van foto’s worden de normale regels gevolgd.
Datalek
Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG). De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van Fotogroep Breda worden afdoende beveiligd.
Slotbepalingen
In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van Fotogroep Breda.
Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.
Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
Jaarlijks wordt bij de Algemene Ledenvergadering beoordeeld of de beschreven maatregelen nog voldoende zijn of dat bijstelling noodzakelijk is.
Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de Buitengewone Algemene Ledenvergadering van 10 september 2018 en is in werking getreden op 10 september 2018.
Voorzitter Secretaris
was getekend was getekend
Peter Gorissen Marian Adriaansen
Bron: Privacyreglement voor clubs aangesloten bij de Fotobond. Model 1-5-2018